Så gjorde Cervera för att öka samarbetet, minska mejlen och få en effektivare arbetsgång

Butikskedjan Cervera behövde hitta ett effektivare, enklare och säkrare sätt att informera och kommunicera med, och mellan, sina 77 butiker från Skellefteå i norr till Malmö i söder. Med deras nya intranät och digitala arbetsplats har de nu fått en gemensam kommunikationsplattform som gör att de får mer tid till rätt saker.

- Vi jobbade tidigare i en uråldrig version av SharePoint men det var mer som en filbank där vi samlade dokument. Det fanns inte heller någon sökfunktion så man fick leta mycket för att hitta den information man behövde, vilket ledde till att dokument printades ut och sattes in i pärmar, säger Karolina Collins, tidigare IT-chef på Cervera.

Förutom att de numera kan jobba mer tidseffektivt har även mejlen minskat i organisationen.

- Nu vet alla att all information går att hitta på intranätet, på så sätt har de enskilda mejlen minskat och man slipper skicka ett svar på en fråga flera gånger till de olika butikerna. Nu kan vi jobba effektivare och tryggare helt enkelt, säger Karolina Collins.

Ett eget sökbart och relevant ”Facebook”
Innan det nya intranätet började användas var den främsta informationskällan ett veckobrev som lades ut till alla anställda vid en specifik tidpunkt varje vecka. Det var tidskrävande att skapa och informationen kom från olika källor vilket gjorde att det uppstod frågor i organisationen.

- Med intranätet har vi nu ett relevant, korrekt och uppdaterat innehåll från början, vilket har skapat ett ökat förtroende för intranätet som informationskanal. I samband med att vi började använda det nya intranätet passade vi även på att lägga om ansvaret för informationsflödet till en redaktionsansvar från varje avdelning, berättar Karolina Collins.

Att intranätet är sökbart har underlättat och effektiviserat arbetet mycket.
- Intranätet är byggt med fokus på funktioner som stödjer verksamhetens faktiska behov. Det går att söka efter precis allt, hela vägen ned på innehåll i specifika pdf-dokument. Svaret på sökningen filtreras sedan på typ av kanal, om det rör sig om en fil, artikel eller wiki, säger Karolina Collins.

När intranätet påminner om ”Facebook” upplever de också att de kan kommunicera lite mer spontant och inte alltid behöver vara så ”korrekta”.

- Eftersom intranätet är interaktivt och socialt har vi fått enklare, snabbare och mer otvungen kommunikation. Man måste inte formulera sig “korrekt” utan kan mer otvunget skicka iväg ett inlägg eller ställa en öppen fråga. När alla kan hjälpas åt att besvara frågor har vi sparat in värdefull tid och även kommit varandra närmare i organisationen, säger Karolina Collins.

Bättre kommunikation och högre engagemang
En annan fördel med intranätet är att medarbetarna känner sig mer involverade än tidigare och därmed också mer engagerade.

- Tack vare intranätet har vi inte längre envägskommunikation utan flervägskommunikation. Och det är så enkelt, alla vet ju hur man postar saker på sociala media, fortsätter Karolina Collins.

Det har också blivit enklare att kommunicera och integrera mellan butikerna vilket har lett till ett öppnare klimat.

- I och med att det är så enkelt att använda intranätet går det nu mycket snabbare att kommunicera med de andra butikerna. De anställda hjälps åt, kommer med tips och peppar varandra. Jag upplever att många känner att de blev avlastade när intranätet kom, nu kan de fokusera på rätt saker. Vi har också fått mer diskussioner och ett öppnare klimat, avslutar Karolina Collins. Vi använder bland annat grupper som ”förslagslådor” där olika förslag på till exempel förbättringar eller nytt sortiment är välkomna.


Tips från Cervera för att få intranätet att flyga i hela organisationen

  • Lägg tid i början på att tänka igenom vad som är viktigast för mottagarna av information.
  • Nedlagd tid för att skapa en logisk och användarvänlig struktur fås igen i att rätt information når avsedd mottagare på bästa sätt.
  • Underhåll av informationen. Ett relevant och uppdaterat innehåll från start skapar ett ökat förtroende för intranätet som informationskanal.
  • Ha ett tydligt ägarskap och förvaltning av verktyget och en plan för hur informationen ska hållas uppdaterad över tid.
  •  Förbered organisationen för en förändring och stötta vid införandet av intranätet för att uppnå önskade effekter. Ett nytt verktyg kräver ett förändrat beteende och engagemang från samtliga affärsområden.


5 fördelar med intranätet enligt Cervera

  • Att det är sökbart och därmed enkelt att hitta det man letar efter.

  • Att det är tillgängligt och nås från mobilen eller plattan.

  • Att man kan arbeta med målgruppsstyrd information.

  • White label-lösningen - det vill säga att man kan branda upp intranätet i sin egen grafiska identitet.

  • Att det är en färdig produkt och att man därmed slipper utveckla ett intranät själv.

Spintr har varit leverantör av Cerveras digitala arbetsplats och intranät sedan början av 2017.

Välkommen att prova Spintr - det sociala intranätet redan idag!

Kommentera
  • DELA